Ремонт офиса: "без отрыва от производства"

Артем Пантелеев Артем Пантелеев

Кризисная ситуация спровоцировала миграцию многих компаний из одних офисов в другие. Переезжая с места на место, арендаторы так или иначе сталкиваются с необходимостью адаптировать существующий офис под собственные нужды: речь может идти о «косметике», о переделке нескольких рабочих зон или перепланировании всего пространства. А поскольку кризис — не время для простоя персонала, настоящим трендом сегодня становится ремонт в работающем офисе. О специфике подобного фитаута, его трудностях и возможностях, рассказывает Артем Пантелеев, коммерческий директор компании «Гинт-М».

Как часто компании прибегают к ремонту «без отрыва от производства»? Стало ли подобных заказчиков сегодня действительно больше?

На самом деле, ремонт в работающем офисе и до кризиса был довольно распространенным явлением. Но за последние годы этой теме был придан дополнительный импульс в связи с активным перемещением компаний на рынке, уменьшением или расширением офиса в существующем здании, поиском лучших арендных условий — в этих условиях у компаний появляется необходимость быстро адаптировать помещения под собственные нужды без влияния на производственный график. Раньше ситуация выглядела несколько иначе — ремонт в новом офисе осуществлялся, как правило, до переезда туда компании. Но даже если компания задумывала ремонт в существующем офисе, у нее была возможность временно арендовать для сотрудников дополнительные площади, предложить им дистанционный график и т.д. Сегодня компании подчас переезжают довольно спешно, нередко пребывая в конфликтной ситуации с собственником предыдущего офиса. Кроме того, сейчас у них нет возможности заморозить бизнес или арендовать для персонала площади на время ремонта. Поэтому фитаут в работающем помещением становится в некотором смысле «приметой времени».

Впрочем, надобность в подобном ремонте может быть «за скобками» кризисных явлений: у компании может измениться корпоративный стиль и появиться необходимость внедрения в офис новой символики, нового стиля. Существующий офис может потребовать ремонта в силу его плохого технического состояния, увеличения штата сотрудников или напротив, его уменьшения. Другими словами, ремонтно-строительные работы в действующем офисе всегда были и остаются одной из самых востребованных услуг среди заказчиков.

Каковы ваши рекомендации в отношении производства ремонтных работ в подобных помещениях? Как делать это «без шума и пыли», минимизируя влияние строительного процесса на работу сотрудников?

Ремонт ремонту рознь. Безусловно, сделать «косметику» в работающем помещении значительно проще, чем капитальный ремонт — с перепланировкой, демонтажем стен, заменой некоторых инженерных систем, реконструкцией напольного покрытия. Но и капитальный ремонт в работающем офисе возможен.

Как правило, такие проекты всегда разбиваются на фазы, и заранее прорабатывается сценарий работы офиса, коллегиально решается, в какие офисные зоны будут «дислоцироваться» сотрудники, пока на их рабочем пространстве идет ремонт. Предусматривается изоляция зон, находящихся в процессе ремонта, от рабочего пространства. Ну и безусловно, «ремонт в работающем офисе» - это в некотором роде преувеличение, ведь строительные работы ведутся, как правило, не в часы работы офиса, а в ночное время, в выходные или праздничные дни.

Из каких ключевых фаз состоит подобный ремонт? Как реализация этих фаз коррелируется с работой офисного персонала?

Фазы подобного ремонта по большому счету мало чем отличаются от фаз ремонта в новом — свободном от людей — помещении. Это разработка дизайн-проекта, поиск генподрядчика, составление сметы на реализацию работ, согласование сметы с заказчиком, и собственно реализация ремонтных работ. Принципиально важным моментом здесь можно считать необходимость планирования работы офиса таким образом, чтобы сотрудники могли «переселяться» из одной офисной зоны в другую — по мере «продвижения» ремонта внутри офиса. Это сложнее, чем кажется на первый взгляд, как с психологической точки зрения, так и с точки зрения организации работ, тестирования и наладки инженерного оборудования и т. д. Важным моментом здесь также является изоляция ремонтных зон от работающих помещений. И само собой у генподрядчика, реализующего проект, в договоре должна быть прописана услуга клининга, чтобы сотрудники, каждый раз возвращаясь на работу, не ощущали дискомфорта от грязи на полу и от пыльной взвеси в воздухе. Также очень важный вопрос – это организация охраны во время ремонтных работ в работающем офисе, а также необходимость персоналу заказчика оставлять чистое рабочее место после рабочего дня, т.к. в процессе ремонта может передвигаться мебель, личные вещи, всевозможные папки с документами для производства работ в этом месте.

Стоит отметить, что совсем не обязательно под ремонт отводить сразу значимую часть офиса. Это могут быть несколько небольших зон, например, переговорная комната и часть рабочего пространства. Остальной офис пока работает в прежнем режиме. Конечно, в сложных случаях, когда производится капитальный ремонт с перепланировкой, заменой сантехники, выравниваем полов и стен, под ремонт придется отвести значительную площадь, - просто в силу того, что стыковка некоторых инженерных систем, сантехнического оборудования идет по уже заданной траектории. Но и в этом нет ничего страшного. На сегодняшний день используется высокотехнологичное оборудование, которое помогает избежать попадания строительной пыли и запахов в основной офис, например, установки, увлажняющие воздух — благодаря им строительная пыль оседает быстро и не доставляет неудобств. В любом случае, самым главным является культура производства работ генподрядчика, его профессионализм и умение подобрать правильное решение для конкретной ситуации.

Некоторые виды работ, как я уже отметил, можно и нужно проводить ночью, например, смену напольного покрытия, демонтаж перегородок, работы по устройству потолка или монтаж стеклянных перегородок. Даже если за ночь работы не будут завершены, это никак не отразится на деятельности сотрудников компании.

Какой средневзвешенный бюджет сегодняшние заказчики готовы тратить на отделку?

Средневзвешенный бюджет на отделку офисов, если речь идет о капитальном ремонте в работающем помещении, составляет от 250 долл. без НДС за квадратный метр. Сюда входит рабочее проектирование, строительные работы, частично - монтаж инженерного оборудования. Отдельная строка бюджета – зоны ресепшн, кофе-поинты, раздевалки, санузлы, серверные и мебель. Стоимость имиджевых офисных зон – входные группы, переговорные – выше стоимости отделки рабочего пространства. Цена отделки таких метро не имеет ограничений, так как все зависит от проекта и применяемых отделочных материалов и инженерного оборудования.

На что нужно обращать особое внимание при составлении сметы и подписании договора с подрядчиком?

Определение бюджета на проект — один из краеугольных камней фитаута. Часто бывает, что сначала заказчик предполагает вложить в ремонт одну сумму, а впоследствии — стремится этот бюджет «оптимизировать». Мой совет — определиться с бюджетом на самом раннем этапе. Ведь прорабатывать проект под конкретную стоимость значительно проще и эффективнее, чем сначала выполнить проект, а потом понять, что на него нет денег и в срочном порядке искать замену материалам. Если заказчик понимает, что не укладывается в бюджет проекта, который ему нужен, можно поменять те решения, которые наиболее драматично влияют на стоимость всего проекта. И здесь необходим разумный баланс между стоимостью и качеством офисного пространства.

Если же говорить о договоре, то здесь традиционно особое внимание стоит уделить фиксации всех условий. Здесь должны быть и виды запланированных работ, и сроки, и стоимость услуг и даже условия проведения ремонта.

Известно, что при переезде компания теряет в среднем от 5 до 10% сотрудников. Думаю, вряд ли есть статистика по потерям, когда речь идет о ремонте в работающем офисе... Но тем не менее, сотрудники, которым предстоит определенное время работать в непосредственной близости от «стройплощадки», вряд ли будут от этой мысли в восторге. Как заручится их поддержкой? Стоит ли в принципе готовить персонал к мысли о будущем ремонте?

Как известно, сотрудники — это внутренние клиенты компании, поэтому какими бы «своими» они ни были, безусловно, нужно заручиться их лояльностью на момент проведения ремонтных работ — чтобы они понимали сложившуюся ситуацию, и были готовы на несколько дней «переселиться» со своим лэптопом в одну из переговорных. Первое, что нужно сделать — поставить их в известность, сообщить о предстоящем ремонте заранее. Непременно стоит указать объем работ, этапность их проведения, сроки реализации. Важно нарисовать картину предстоящего события максимально подробно и сделать все возможное, чтобы каждый сотрудник чувствовал себя в безопасности.

Но, бесспорно, разговору с персоналом должно предшествовать создание подробного плана релокации сотрудников на момент ремонта — желательно с указанием конкретных рабочих мест, где им придется провести какое-то время, со сроками проведения тех или иных ремонтных мероприятий и т.д. Также важно предусмотреть план рассадки сотрудников в полностью отремонтированном помещении — кто и на каких местах окажется в итоге. Имейте в виду, что любая релокация требует присутствия в офисе технических служб. Особенно это касается специалистов IT-отдела. Они настроят оборудование: компьютеры, телефоны, принтеры и другую оргтехнику, обеспечат подключение к Интернету и сделают возможной работу сотрудников, оторванных от привычных мест и ожидающих «лучшей доли». 


25 Ноября 2016 14:46