Как выбрать офис и не прогадать?

Фото: ShutterStock

Выбор офиса – это актуальная задача как для тех, кто только начинает бизнес, так и для опытных руководителей, желающих сменить помещение. Что выбрать – офис в современном бизнес-центре или в здании с историей? В центре или на окраине? А может вообще обойтись без него? Найти ответы на эти вопросы и правильно организовать рабочее пространство – значит задать правильное направление всему рабочему процессу.

Расположение

Важный этап выбора офиса – определиться с его расположением. Распространенная ошибка среди владельцев бизнеса – выбор офиса неподалеку от дома или из соображений престижности района или конкретного здания. Выбирая место для работы, нужно подумать не только о себе, но и о сотрудниках, которые будут ездить в офис и обратно домой каждый день. Изучите транспортную инфраструктуру рядом с офисом, наличие парковки для арендаторов.

Не забывайте, что в объектах высокого класса может, например, не оказаться недорогих кафе поблизости, а платить по 500 рублей (а то и больше) за обед готов не каждый работник. Офис – это комфорт всех сотрудников, ведь здесь они будут проводить по 40 часов в неделю, не считая времени на дорогу. Необходимо создать такие условия, чтобы людям не хотелось сбежать спустя пару недель работы. Подумайте и о том, будут ли к вам приезжать клиенты, и насколько им будет удобно добираться.

Класс бизнес-центра

Традиционно бизнес-центры делят на классы A, B, C и D. Существуют также и «половинчатые» градации: A+ или A-, но они используются не так часто и преимущественно в среде профессионалов рынка недвижимости.

Офисы класса A – самые современные и престижные помещения. Они обычно располагаются в новых офисных комплексах и бизнес-центрах. Многие из них оборудованы автоматизированными системами жизнеобеспечения, имеют дорогую отделку, подземные паркинги — словом, все, что необходимо для максимально комфортной работы.

Офисы класса B могут находиться в новых или недавно отреставрированных зданиях, а также в старых особняках, оснащенных необходимыми коммуникациями. В эту категорию попадают и офисы класса А после 5-7 лет эксплуатации. Офисы класса B не так хорошо оснащены, как A: может, к примеру, отсутствовать центральная система кондиционирования. Отсутствие подобных «бонусов» компенсируется более низкой арендной платой.

Офисы класса С – это, чаще всего, помещения, расположенные в бывших научно-исследовательских центрах или производственных предприятиях. Для офисной деятельности они не идеальны. Там может отсутствовать качественная система вентиляции или плохо работать связь, лифты тоже будут практически реликтовыми. Набор услуг в таких офисах весьма ограничен: электричество, отопление, не очень скоростной интернет, возможно, парковка. Такой офис подойдет для небольшой организации, которой нужен офис, но доход пока не позволяет арендовать дорогое, хорошо оснащенное помещение.

Офисы класса D представляют собой старые помещения, где о презентабельности не идет и речи. Они расположены в зданиях с устаревшими или вовсе отсутствующими инженерными коммуникациями, но являются самыми доступными по цене.

Прежде чем определиться с классом офиса, нужно понять – каковы ваши цели. Если вы планируете принимать посетителей и хотите производить хорошее впечатление, то классы C и D для этого совершенно не пригодны.

Соседи

Стоит уделить внимание тому, кто уже занимает площади в бизнес-центре. Далеко не все изучают этот вопрос, а зря. По соседству могут работать прямые или косвенные конкуренты, а это — риск переманивания клиентов и работающего на вас персонала. К тому же, нельзя забывать и о репутационном факторе. Если у вас серьезный бизнес, а в соседнем помещении продают домашние пирожки или разливное пиво ­– клиентов может смутить такое соседство.

Совет: перед тем как остановить свой выбор на конкретном помещении, лучше съездить и ознакомиться с обстановкой лично. Не стесняйтесь пообщаться с другими арендаторами, они могут рассказать о своем сотрудничестве с владельцем помещений, особенностях работы с ним и обстановке в целом.

Техническое обслуживание

Выбирая помещение для офиса, руководители зачастую не уделяют достаточного внимания вопросу  технического обслуживания объектов. Подобная логика ошибочна, так как качественное техническое обслуживание помещений ˗ прямой залог безопасности и комфорта сотрудников. Работами по обслуживанию зданий занимаются управляющие компании. В частности, в их обязанности может входить обслуживание инженерных коммуникаций и систем жизнеобеспечения здания, поддержание чистоты в местах общего пользования, охрана и обеспечение безопасности на обслуживаемой территории.

Соответственно, выбирая новое офисное помещение, следует внимательно изучить, кто занимается управлением и обслуживанием. Здесь может быть два варианта: когда FM-оператор уже выбран, например, собственником бизнес-центра, или же когда вам придется искать его самостоятельно. В первом случае следует запросить у владельца всю необходимую информацию и, по возможности, связаться непосредственно с управляющей компанией. Если же владелец затрудняется ответить на вопрос или перечисляет несколько подрядчиков, стоит задуматься. Возможно, есть смысл привлечь специализированную УК для проведения аудита, чтобы выяснить, в каком состоянии находятся коммуникации. Так можно снизить цену и заранее выявить возможные проблемы с эксплуатацией офиса.

Во втором случае вам придется искать FM-оператора самостоятельно. Здесь важно знать, на какие аспекты следует обращать внимание при выборе компании для сотрудничества. В первую очередь обязательно следует изучить спектр предоставляемых услуг, а также пообщаться с заказчиками, которых уже обслуживает эта УК. Большим плюсом будет, если компания имеет международные сертификаты, гарантирующие общепринятые стандарты качества.

Перед заключением договора проверьте все документы, а лучше – привлеките юриста. Это поможет избежать сложностей в дальнейшем и, возможно, сэкономить приличные деньги. Например, уточните стоимость аренды. Если она указана без учета НДС, будьте готовы платить на 18% больше указанной суммы. Обдумайте, какие дополнительные услуги вам нужны. Парковка, интернет, охрана, вывоз мусора и даже наличие мебели в офисе – все это может быть предоставлено арендатором и включено в стоимость аренды или предоставляться за дополнительную плату.

В договоре также стоит указать, может ли арендодатель повышать стоимость аренды, когда и в каких размерах. В случае повышение аренды могут возникнуть разногласия, и план действий на этот случай тоже нужно прописать в договоре. Постарайтесь максимально обезопасить себя и предусмотреть различные варианты развития событий.

Андрей Кротков,

Генеральный директор и партнер Zeppelin


30.05.20210

Большинство налоговых отчислений происходит автоматически. Так снимаются страховые взносы с зарплаты. В ряде стран действует закон, автоматически списывающий налог с...

close
Наши информационные каналы
close
Зарегистрировавшись, вы соглашаетесь с нашими Условиями использования и соглашаетесь с тем, что информационно-аналитический портал 1RRE может иногда связываться с вами о событиях, анализах, новостях, предложениях и т. д. по электронной почте. Рассылки и письма от 1RRE можно найти по маркетингу партнеров.