Эффективная организация деятельности офисов глобального инвестиционного банка

ВТБ Капитал ВТБ Капитал

Административный департамент отвечает за создание современной надежной инфраструктуры и комфортного офисного пространства, которые являются важными составляющими успеха бизнеса всей компании. Команда Административного департамента ВТБ Капитал является одной из самых малочисленных в компании. При этом наше подразделение контролирует одну из самых больших расходных частей бюджета компании. Большой опыт совместной слаженной работы, понимание потребностей бизнеса, знания и сложившиеся партнерские отношения на рынке позволяют максимально эффективно реализовывать самые сложные задачи. ВТБ Капитал присутствует во всех международных финансовых центрах мирах в условиях разных географий, рыночных практик, законодательств и менталитетов. И хотя открытие новых офисов осуществляется в соответствии с корпоративными стандартами и политиками компании, каждый конкретный проект всегда уникален и его реализация помогает понять, насколько разнообразен мир. При выборе помещений для офиса может рассматриваться более 50 критериев. Помимо стандартных, таких как месторасположение, транспортная доступность, наличие парковки, инвестиционный бизнес предъявляет и особые требования, например, требования к системам бесперебойного и резервного электроснабжения, мониторинга и диспетчеризации состояния ключевых технических систем здания. Работа по подбору офиса ВТБ Капитал начинается с составления максимально подробного технического задания на основании бизнес-плана компании с указанием требований к инфраструктуре, рабочим, общим и клиентским зонам в перспективе на первые 3 года. В зависимости от обстоятельств возможны как приобретение, так и аренда корпоративной недвижимости. Как правило, вариант аренды является предпочтительным на основании просчитываемых финансовых моделей, поскольку позволяет получить максимальную отдачу от вложенных ресурсов и гибкость в принятии решений. Зачастую мы сталкиваемся с очень амбициозными сроками реализации проектов.

В качестве примера можно привести подготовку офиса в Нью-Йорке из состояния «без отделки», реализованную за два месяца, что является почти невозможным для данного рынка. И, как всегда, мы должны добиться максимальной эффективности расходования средств. В своей закупочной деятельности ВТБ Капитал руководствуется принципами эффективности и прозрачности закупок с учетом всех требований законодательств и особенностей рынков присутствия офисов ВТБ Капитал. Важнейшими факторами, позволяющими достичь оптимальных условий сотрудничества с поставщиками, являются наличие внутренних корпоративных стандартов основных закупаемых товаров и услуг, а также адекватное планирование расходов. Процесс анализа проектов по организации международной инфраструктуры показал, что

управление проектом и эксплуатация небольшого офиса является не менее сложной задачей, чем организация работы крупного офиса или штаб-квартиры. Так, например, если в московском офисном комплексе «Башня Федерация» имеется современная интегрированная система управления зданием и круглосуточная инженерная служба, то в небольших региональных офисах за состоянием инфраструктуры приходится следить удаленно. В этих целях разрабатываются процедуры реагирования на различные комбинации аварийных сигналов на основании результатов комплексных испытаний, проводимых в рамках приемки офисов по индивидуальным программам и c учетом оценки рисков. Поскольку клиентами нашего подразделения являются все без исключения сотрудники ВТБ Капитал, ориентация на внутреннего заказчика является необходимым качеством сотрудников департамента. Большое внимание в ВТБ Капитал уделяется планированию и организации деловых поездок. ВТБ Капитал - первая российская компания, перешедшая на глобальную платформу, обеспечив тем самым обслуживание всех офисов компании силами одного профессионального международного агентства «Радиус Тревэл». Это позволило консолидировать объемы поездок всех наших офисов, увидеть более ясную картину перемещений и в результате оптимизировать расходы компании на оплату гостиниц и покупку авиабилетов. Принимая во внимание специфику нашего бизнеса, в некоторых случаях довольно сложно работать в рамках действующих лимитов. Так, при выборе гостиниц в таких городах как Лондон или Нью-Йорк достаточно сложно уложиться в установленный в компании лимит – стоимость номера даже в отеле категории 3* нередко выходит за установленные пределы. Решая данную задачу, Административный департамент заключает специальные корпоративные соглашения с отелями, в результате чего наши сотрудники обеспечиваются комфортными номерами в отелях высокого уровня без превышения установленных в компании лимитов. Размер скидок от опубликованных цен за номер порой превышает 50 процентов. Другой пример эффективной работы Департамента – получение специальных тарифов на перелеты с ведущими международными авиаперевозчиками с вылетами не только из Москвы, но также из Лондона, Нью-Йорка, Гонконга. Только в 2013 году за счет получения скидок на авиабилеты одного авиаперевозчика компания сэкономила более 7 миллионов рублей. Использование лучшего опыта и современных бизнес-процессов позволяет Административному департаменту обеспечивать качественную и бесперебойную поддержку нашего бизнеса при жестком контроле административных расходов компании.

Автор - Анна Осипычева, руководитель административного департамента ВТБ Капитал


18 Апреля 2014 22:34
Источник: 1RRE.ru

Читайте также:





Архив новостей