Переход на электронные трудовые книжки завершится 1 января 2021 года

Новый формат ведения кадрового учета утвержден Федеральным законом № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года. Согласно этому закону, в Трудовой кодекс внесены поправки, которые относятся к способам формирования сведений о работе граждан.

Общие положения нового закона

Принципы введения цифрового формата документа о работе:

• переход для работников – добровольный;
• в полной мере система заработает с 1 января 2021 года – работники смогут устраиваться на работу с таким документом;
• электронный документ является почти полным аналогом бумажного и содержит данные о приеме на работу, увольнении, наименовании предприятия, должности, причинам увольнения;
• до 31 октября 2020 года работники должны быть поставлены в известность о праве выбора вида трудовой книжки;
• выбрать форму документа нужно до конца 2020 года;
• при выборе бумажного носителя или в случае, когда работник не подал никакого заявления, работодатель ведет параллельно бумажный и электронный варианты, перейти на электронный работник может в любое время;
• для тех, кто поступает на работу в первый раз после 1 января 2021 года, предусмотрены только электронные трудовые книжки.

Все данные о трудовом пути работников будут собираться в информационной системе Пенсионного фонда, которая начала создаваться с принятием нового закона. Работодатели обязаны постоянно передавать сведения о кадровых изменениях в эту систему.

Какие преимущества имеет электронный документ

Новый вид документа имеет такие явные преимущества:

• его нельзя потерять или испортить;
• занесение и исправление информации происходит довольно просто;
• гражданин постоянно имеет доступ к информации о своей работе;
• облегчается механизм поступления на работу, особенно на дистанционный вид деятельности;
• нет нужды заверять копию документа;
• работодатели экономят на покупке и ведении бумажных носителей.

Переходный период – весь 2020 год – предназначен для создания информационной базы, которая формируется из сведений, переданных работодателями. В полной мере она заработает с начала 2021 года.

Процесс перехода на электронный вид трудовой книжки

В течение 2020 года работодатели обязаны:

• привести внутреннюю документацию предприятия в соответствие с новыми требованиями по кадровому учету, согласовать с профсоюзом;
• обеспечить техническую возможность передачи данных в ПФР;
• уведомить всех сотрудников о праве выбора носителя информации о работе (срок принятия решения – до 31 декабря 2020 года);
• собрать все заявления от сотрудников;
• после 1 января 2021 года выдать на руки бумажные трудовые книжки, после чего работодатель не несет за их сохранность никакой ответственности;
• постоянно передавать информацию о кадровых изменениях в ПФР.

Работники могут ознакомиться с информацией в своей электронной книжке такими способами:

• по месту работы по заявлению лично или по интернету;
• в ПФР, в МФЦ;
• в личном кабинете на портале Госуслуг или на сайте ПФР.

Какая ответственность предусмотрена за нарушения ведения электронных трудовых книжек

Нарушения в ведении кадрового учета в электронном виде наказываются как нарушения трудового законодательства. За нарушение в первый раз работодателя предупреждают, за повторное – положен штраф до 50 тыс. руб., ИП – до 5 тыс. руб.  Если ошибки привели к потере заработка, работник может потребовать его возмещения.

Комментировать

Расскажите, а что вы думаете об этом?

Отправить