Трудовые книжки в 2021 году будут вести в электронном виде

Правительство России утвердило новые правила кадрового учета на предприятиях и в организациях. Поэтапный  переход на цифровые носители сведений о трудовой деятельности завершается 31 декабря 2020 года. С 1 января 2021 года трудовые книжки работников будут вести в новой форме.

Какая информация заносится в новый документ о работе

Электронная трудовая книжка – это новый цифровой метод хранения всей информации о трудовой деятельности работника:

• личные данные работника;
• место работы и должность;
• даты приема на работу и увольнения;
• поощрения и порицания;
• перемещения по службе;
• причины увольнения.

Ее можно назвать высокотехнологичным аналогом бумажного документа.

Все сведения собираются в базу данных, из которой можно сделать выписку по конкретному работнику.

Порядок перехода на электронные носители

С 1 января 2020 года началось формирование базы данных с информацией о трудовой деятельности граждан. Завершается эта работа 31 декабря 2020 года. С этого времени сведения о работе будут вести в электронном виде. Бумажная трудовая книжка понадобится только для подтверждения стажа до 2020 года. Каждый работник может отказаться от бумажного документа, так как вся информация будет в базе данных. Для тех, кто утраивается на работу в первый раз, бумажные книжки не будут заводиться.

Переход на новые формы ведения кадрового учета налагает на работодателей определенные обязанности:

• с начала 2020 года изменилась форма отчетности в ПФР для оповещения о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность или о заявлении от работника о сохранении бумажной трудовой книжки;
• до 31 октября 2020 года необходимо разослать уведомления всем работникам о возможности отказа от ведения бумажного документа;
• до 31 декабря 2020 года внести во внутренние документы предприятия соответствующие корректировки об изменении формы кадрового учета.

Если этого не сделать, то работодателя могут оштрафовать на сумму от 5 тыс. руб. (для ИП) до 50 тыс. руб. (для организаций), за повторное нарушение установленного порядка штрафы возрастают до 20 тыс. руб. для ИП и до 70 тыс. руб. для организаций.

Также предусмотрены штрафы за не сданные вовремя отчеты в ПФР – от 300 до 500 руб. директору или ответственному сотруднику. Эти меры вводятся с 1 января 2021 года.

Какие преимущества имеет новая форма учета трудовой деятельности

Электронная база данных имеет свои плюсы:

• для работодателей – упрощается ведение кадрового учета, нет риска потерять сведения, легко вносить исправления в записи, нет возможности испортить документы, система имеет повышенную степень защиты информации, государство несет полную ответственность за ее сохранность;
• для работников – в любой момент можно получить информацию о своей работе через личный кабинет на сайте ПФР или через портал госуслуг, даже при ликвидации предприятия вместе со всей документацией информация сохраняется.

Читайте также: Переход на электронные трудовые книжки проходит по определенным правилам

Если по какой-то причине работник не определился со своим выбором дальнейшего способа ведения информации, переход на электронные носители можно сделать в любое время после 1 января 2021 года.

Комментировать

Расскажите, а что вы думаете об этом?

Отправить